Cách điền mẫu W-8BEN-E: hướng dẫn cho công ty nước ngoài (2026)

Trả lời ngắn: W-8BEN-E là mẫu mà công ty hoặc tổ chức không phải của Mỹ nộp cho bên trả tiền ở Mỹ để xác nhận mình là tổ chức nước ngoài, khai tình trạng FATCA (chương 4) và, nếu đủ điều kiện, yêu cầu thuế suất thấp hơn theo hiệp định. Mẫu được nộp cho bên trả tiền, không bao giờ gửi IRS. Mẫu trắng miễn phí trên irs.gov; bạn cũng có thể điền trên màn hình tại đây.

PDFConverter2 là trang web độc lập, không liên kết với IRS hay bất kỳ cơ quan chính phủ nào. Hướng dẫn này tóm tắt mẫu chính thức và hướng dẫn kèm theo (Rev. October 2021); đây không phải tư vấn thuế. Nếu chưa chắc tình trạng nào phù hợp với tổ chức của bạn, hãy đọc hướng dẫn tại irs.gov/FormW8BENE hoặc hỏi chuyên gia.

Mẫu bằng tiếng Anh; hãy trả lời bằng tiếng Anh và viết không dấu (ví dụ tên công ty như trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài).

Ai sử dụng và ai không

Ví dụ: công ty ngoài nước Mỹ bán dịch vụ hoặc phần mềm cho khách hàng Mỹ, nhận tiền bản quyền hoặc phí cấp phép từ nền tảng Mỹ, hoặc mở tài khoản tại ngân hàng hay công ty môi giới Mỹ. Bên trả tiền yêu cầu mẫu để biết có phải khấu trừ thuế hay không và báo cáo khoản thanh toán thế nào.

Hãy dùng mẫu khác nếu:

• bạn là cá nhân (kể cả hộ kinh doanh không có pháp nhân riêng): Mẫu W-8BEN;
• tổ chức là của Mỹ, ví dụ LLC hoặc công ty thành lập tại một bang của Mỹ: Mẫu W-9;
• thu nhập gắn liền thực tế với kinh doanh tại Mỹ: Mẫu W-8ECI;
• bạn là trung gian, hoặc là công ty hợp danh hay quỹ tín thác nước ngoài chuyển yêu cầu cho chủ sở hữu: Mẫu W-8IMY.

Phần I: thông tin nhận dạng (dòng 1–10)

• Dòng 1: tên pháp lý của tổ chức. Tổ chức không được tính riêng (disregarded entity) ghi tên chủ sở hữu, không ghi tên mình.
• Dòng 2: quốc gia thành lập.
• Dòng 3: chỉ dành cho một số tổ chức không được tính riêng có GIIN riêng; công ty kinh doanh thường để trống.
• Dòng 4: phân loại thuế Mỹ theo chương 3. Công ty TNHH hoặc công ty cổ phần nước ngoài thường đánh dấu Corporation.
• Dòng 5: tình trạng chương 4 (FATCA). Đánh dấu một ô nghĩa là xác nhận tổ chức đủ điều kiện cho tình trạng đó. Phần lớn tình trạng yêu cầu điền thêm một Phần.
• Dòng 6: địa chỉ thường trú. Không dùng hộp thư hay địa chỉ ngân hàng.
• Dòng 7: địa chỉ nhận thư, chỉ khi khác.
• Dòng 8: EIN của Mỹ nếu có hoặc cần, ví dụ khi yêu cầu hiệp định mà không có mã số thuế nước ngoài ở 9b.
• Dòng 9a: GIIN; công ty kinh doanh thường không cần.
• Dòng 9b: mã số thuế tại nước cư trú của tổ chức. Dòng 9c: đánh dấu nếu luật nước bạn không bắt buộc.
• Dòng 10: thông tin tham chiếu tùy chọn do bên trả tiền yêu cầu.

Tình trạng của hầu hết công ty kinh doanh: Active NFFE

NFFE là bất kỳ tổ chức nước ngoài nào không phải tổ chức tài chính. Active NFFE là NFFE có thu nhập chủ yếu từ hoạt động kinh doanh thực, không phải thu nhập thụ động; mẫu mô tả thu nhập thụ động gồm cổ tức, lãi, tiền thuê, tiền bản quyền và niên kim, cùng các khoản khác.

Nếu công ty bạn phù hợp, đánh dấu Active NFFE ở dòng 5 và điền Phần XXV, dòng 39. Khi đánh dấu, bạn xác nhận đáp ứng các phép thử về thu nhập thụ động và tài sản in trong Phần đó; hãy đọc trước khi đánh dấu. Công ty mẹ sống bằng cổ tức sẽ không đạt; tình trạng Passive NFFE (Phần XXVI) hỏi về chủ sở hữu Mỹ đáng kể.

Đối với công ty tại Việt Nam

• Hiệp định thuế: Việt Nam hiện không có trong danh sách các nước có hiệp định thuế thu nhập với Mỹ của IRS, nên Phần III thường để trống.
• Thu nhập dịch vụ: tiền cho dịch vụ thực hiện ngoài nước Mỹ thường không phải thu nhập có nguồn từ Mỹ.

Phần III: yêu cầu hiệp định (dòng 14–15)

Phần này chỉ dành cho tổ chức cư trú tại nước có hiệp định với Mỹ.

• Dòng 14a: đánh dấu và ghi quốc gia của hiệp định, xác nhận tổ chức là đối tượng cư trú của nước đó theo hiệp định.
• Dòng 14b: xác nhận tổ chức là bên tạo ra thu nhập và đáp ứng điều khoản giới hạn quyền lợi (LOB), rồi đánh dấu phép thử đáp ứng. Nếu hiệp định không có điều LOB, đánh dấu "No LOB article in treaty".
• Dòng 15: thuế suất và điều kiện đặc biệt, chỉ khi hiệp định yêu cầu nhiều hơn dòng 14.

Phần XXX: cam kết và chữ ký

Người đại diện hoặc cán bộ có thẩm quyền của tổ chức ký, ghi ngày và đánh dấu ô xác nhận có năng lực pháp lý để ký thay tổ chức ở dòng 1. Người được ủy quyền có thể ký kèm giấy ủy quyền đính kèm. Bên trả tiền có thể chấp nhận chữ ký điện tử, nhưng theo hướng dẫn, chỉ gõ tên vào dòng chữ ký là không đủ.

Lỗi thường gặp

• Dùng W-8BEN-E cho cá nhân, hoặc W-8BEN cho công ty.
• Đánh dấu tình trạng ở dòng 5 mà không điền Phần tương ứng.
• Chọn Active NFFE cho công ty sống bằng cổ tức, lãi hoặc tiền bản quyền.
• Tổ chức không được tính riêng ghi tên mình ở dòng 1.
• Hộp thư hoặc địa chỉ ngân hàng ở dòng 6.
• Điền Phần III khi nước cư trú không có hiệp định với Mỹ.
• Không cập nhật sau khi hoàn cảnh thay đổi (30 ngày).

Nộp ở đâu và điều gì xảy ra sau đó

Nộp mẫu đã ký cho bên đã yêu cầu: khách hàng, nền tảng, ngân hàng hoặc công ty môi giới Mỹ. Không gửi IRS. Bên trả tiền lưu mẫu và quyết định áp dụng mức mặc định 30 %, mức theo hiệp định hay không khấu trừ, và cách báo cáo khoản thanh toán (ví dụ trên Mẫu 1042-S). Mẫu thường có hiệu lực đến hết năm dương lịch thứ ba sau năm ký.

Các mẫu liên quan

• Mẫu W-8BEN: xác nhận tương tự dành cho cá nhân.
• Mẫu SS-4: đơn xin EIN mà dòng 8 yêu cầu trong một số trường hợp.
• Mẫu W-7: ITIN cho cá nhân cần mã số thuế Mỹ nhưng không thể có SSN.

Điền tại đây

Nhấn Điền biểu mẫu ở đầu trang để mở PDF chính thức của IRS trong trình chỉnh sửa của chúng tôi, trong cửa sổ mới. Gõ vào các ô, đánh dấu tình trạng, thêm chữ ký và kiểm tra cả tám trang; chỉ các Phần áp dụng cho bạn mới cần điền. Điền miễn phí. Tải xuống PDF hoàn chỉnh cần có gói trả phí, giống các công cụ khác của chúng tôi. Tệp được xử lý trong bộ nhớ và không được lưu quá khoảng thời gian ngắn nêu trong chính sách quyền riêng tư.